Allgemeine Geschäftsbedingungen

AGBs für Teilnehmer an Konferenzen, Schulungen und Workshops der HLMC Events GmbH

  1. Geltungsbereich
    1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen der HLMC Events GmbH, Linienstr. 131, 82041 Oberhaching (im Folgenden „HLMC“ genannt) gelten für alle Leistungen im Rahmen von Konferenzen, Schulungen, Workshops, Veranstaltungsserien und vergleichbaren Fortbildungsangeboten (im Folgenden „Konferenzen“ genannt), die die HLMC für Teilnehmer auf solchen Konferenzen erbringt.
  2. Anmeldung und Vertragsschluss
    1. Angebote von der HLMC zur Teilnahme an Konferenzen sind freibleibend und unverbindlich.
    2. Anmeldungen zu Konferenzen als Teilnehmer können verbindlich nur via Internet, schriftlich, per Telefax oder per E-Mail erfolgen.
    3. Die Annahme der Anmeldung des Teilnehmers durch die HLMC ist erst dann verbindlich, wenn eine schriftliche Bestätigung der Anmeldung durch die HLMC vorliegt. Die Bestätigung kann auch per Telefax oder E-Mail erfolgen.
    4. Über die Annahme der Anmeldungen von Teilnehmern entscheidet die HLMC. Ein Anspruch auf Teilnahme besteht nicht.
  3. Preise
    1. Der Teilnahmebeitrag versteht sich pro Person und Veranstaltungstermin zzgl. der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer. Er beinhaltet die Teilnahme an den Vorträ-gen sowie Mittagessen, Speisen und Getränke in den Kaffeepausen und ggf. die Teilnahme an einer Abendveranstaltung.
    2. Eine nur stundenweise Teilnahme an einem Konferenztag berechtigt nicht zu einer Min-derung des Konferenztagespreises.
  4. Anreise und Unterkunft
    1. Der Kunde bzw. der Teilnehmer ist grundsätzlich selbst für seine Anreise und Unterkunft verantwortlich. Die Hotelkosten sind von den Teilnehmern direkt mit dem Tagungshotel abzurechnen.
  5. Zahlungsbedingungen
    1. Die Gebühren für den Besuch der Konferenz sind 14 Tage nach Rechnungsstellung ohne Abzug fällig.
    2. Einwände gegen Rechnungen können nur dann berücksichtigt werden, wenn sie innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung schriftlich, unter Angabe von Gründen, gegenüber der HLMC erfolgen.
    3. Die erste Mahnung nach Zahlungsverzug erfolgt kostenfrei. Für jede weitere Mahnung werden zusätzlich 5,00 € Mahn- und Bearbeitungsgebühr erhoben.
  6. Umbuchungen
    1. Nach Erhalt der Anmeldebestätigung kann der Teilnehmer bis zu 2 Tagen vor Beginn der Konferenz schriftlich einen Ersatzteilnehmer benennen. Diese Umbuchung ist kostenfrei. Gebuchte Leistungen verpflichten auch bei nicht vollständiger Teilnahme dennoch zur vollständigen Zahlung.
  7. Kündigung durch den Teilnehmer
    1. Die Stornierung oder auch Teil-Stornierung von Anmeldungen durch den Teilnehmer bedarf der Schriftform per Fax oder per E-Mail (mit Bestätigung) und sind bis zu 2 Wo-chen nach erfolgter Anmeldung kostenfrei. Bei Eingang einer Stornierung oder Teil-Stornierung später als 2 Wochen nach erfolgter Anmeldung und bis zu 2 Wochen vor der Veranstaltung wird eine Stornierungsgebühr von 200,- € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer berechnet. Im Falle einer (Teil-) Absage innerhalb von 2 Wochen vor der Konferenz oder bei Nichterscheinen ist die volle Teilnahmegebühr fällig.
  8. Kündigung durch die HLMC
    1. Die HLMC ist berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen, wenn der Teilneh-mer mit der Zahlung des Teilnahmepreises in Verzug gerät und die Zahlung auch nach Ablauf einer ihm gesetzten Nachfrist nicht gezahlt wird. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus anderen Gründen bleibt unberührt.
    2. Die HLMC ist berechtigt, den Vertrag bis zu 30 Tagen vor Veranstaltungsbeginn zu kündi-gen, wenn die Durchführung der Konferenz wegen einer absehbaren geringen Beteili-gung für sie nicht von Interesse ist. Zu diesem Zeitpunkt bereits geleistete Zahlungen werden dem Teilnehmer zurückerstattet. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers gegen die HLMC sind ausgeschlossen, insbesondere besteht kein Anspruch auf Ersatz von Reise- und Übernachtungskosten sowie Arbeitsausfall, es sei denn, die Kosten entstehen aufgrund von grob fahrlässigem oder vorsätzlichem Verhalten der HLMC.
    3. Ist die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt (Umweltkatstrophen, Feuer, Streik, etc.) nicht möglich, werden die Teilnehmer umgehend informiert. Die Teilnahmegebühr kann in diesem Fall nicht erstattet werden. Ein Anspruch auf Ersatz von Reise- und Übernachtungskosten sowie Arbeitsausfall ist ebenfalls ausgeschlossen.
  9. Programmänderungen
    1. Das Programm kann inhaltlich von der Programmankündigung abweichen. Die HLMC ist berechtigt, angekündigte Referenten durch andere zu ersetzen und andere notwendige Veränderungen unter Wahrung des Gesamtcharakters der Konferenz vorzunehmen.
  10. Bild und Tonaufnahmen
    1. Die HLMC ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen sowie Film- und Videoaufnahmen vom Konferenzgeschehen und Teilnehmern anfertigen zu lassen und für Marketingzwe-cke zu verwenden. Der Teilnehmer erklärt - soweit erforderlich - hiermit sein Einverständnis. Gleiches gilt für Aufnahmen, die Presse und/oder Fernsehen mit Zustimmung von der HLMC anfertigen.
    2. Teilnehmer sind ohne vorherige Rücksprache mit der HLMC nicht berechtigt, Ton-, Film- oder Videoaufnahmen vom Konferenzgeschehen oder von Teilnehmern anzufertigen.
  11. Haftung und Schadenersatz
    1. Alle Konferenzen werden mit größtmöglicher Sorgfalt vorbereitet und durchgeführt. Ein Weiterbildungserfolg ist jedoch nicht geschuldet.
    2. Die HLMC haftet nicht für Schäden, die von Dritten (z.B.: Ausstellern, Teilnehmern, Mit-arbeitern des Veranstaltungshotels) verursacht werden.
    3. Die HLMC haftet bei einer Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie Schäden, die auf der fahrlässigen oder vorsätzlichen Verletzung einer Kardinalpflicht durch die HLMC oder ihren gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen beruhen, nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen. Kardinalpflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des geschlossenen Vertrags überhaupt erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
    4. Für Schäden, die nicht unter den vorstehenden Absatz 3 fallen, haftet die HLMC, wenn sie auf einer grob fahrlässigen Pflichtverletzung von der HLMC oder einer vorsätzlichen oder einer grob fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen von der HLMC beruhen. Die Haftung ist jedoch auf den typischen, voraus-sehbaren Schaden begrenzt.
  12. Urheber- und Markenrechte
    1. An Konferenzunterlagen, die einem Teilnehmer im Rahmen einer Konferenz in körperli-cher oder elektronischer Form ausgehändigt werden, räumt die HLMC dem Teilnehmer ein nicht ausschließliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht zum Zwecke der Wei-terbildung ein. Alle Rechte, auch die des Nachdrucks und der Vervielfältigung der Konferenzunterlagen oder von Teilen daraus sowie der öffentlichen Zugänglichmachung bleiben der HLMC vorbehalten.
    2. Kein Teil der Konferenzunterlagen sowie der eingesetzten urheber- und markenrechtlich geschützten Software darf ohne schriftliche Genehmigung von der HLMC in irgendeiner Form, auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert, insbesondere nicht unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt, verbreitet, öffent-lich widergegeben oder öffentlich zugänglich gemacht werden.
  13. Datenschutz
    1. Die der HLMC übermittelten Anmeldedaten werden zur Vertragsabwicklung digital gespeichert.
    2. Die HLMC wird die vom Teilnehmer überlassenen Daten vertraulich behandeln und nur im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die im Zusammenhang mit dem Namen des Teilnehmers gespeichert sind.
    3. Die vom Teilnehmer übermittelten Bestandsdaten (Vorname, Nachname, Liefer- und Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, je nach Zahlungsart auch Kontoverbindung, Kredit-kartennummer, Ablaufdatum der Kreditkarte) werden in der Kundendatenbank gespeichert und zum Zwecke der Erbringung der Leistung und zur Abrechnung verarbeitet, genutzt und - soweit notwendig - an dafür beauftragte Dienstleister weitergegeben.
  14. Hausordnung
    1. Die am Veranstaltungsort geltende Hausordnung ist einzuhalten.
  15. Sonstiges
    1. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages einschließlich Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.
    2. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
    3. Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag, für den diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten, ist München.

Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller auf Veranstaltungen der HLMC Events GmbH

  1. Anmeldung als Sponsor oder Aussteller
    Die Anmeldung als Sponsor oder Aussteller zu einer Veranstaltung der HLMC Events GmbH kann per Post, per Fax oder per E-Mail erfolgen und ist verbindlich. Dazu sind die jeweiligen Veranstaltungsverträge der HLMC Events GmbH zu nutzen. Diese Veranstaltungsverträge stehen auf der jeweiligen Webseite der Konferenz zum Download bereit. Mit der Anmeldung als Sponsor oder Aussteller werden diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller sowie die jeweiligen Sponsoren- bzw. Ausstellervereinbarungen verbindlich vom Sponsor bzw. Aussteller anerkannt.
  2. Zuteilung der Ausstellungsflächen
    Die Zuteilung der Ausstellungsfläche wird von der HLMC Events GmbH unter Berücksichtigung des Veranstaltungsablaufs sowie der zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten vorgenommen. In der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung angegebene Platzierungswünsche werden nach Möglichkeit beachtet.

    Die HLMC Events GmbH kann die Positionierung des Sponsors- oder Ausstellers gegebenenfalls auch nachträglich noch verändern – eine verbindliche Zusage an den Sponsor bzw. Aussteller erfolgt erst durch die endgültige Aufplanung 2 Wochen vor der Veranstaltung.
  3. Zahlungsziele
    Die Bezahlung der Sponsoren- bzw. Ausstellergebühr zum in der entsprechenden Vereinbarung festgelegten Fälligkeitstermin ist Voraussetzung für die Übergabe und Nutzung der zugeteilten Standfläche. Eine Zahlung der Gebühr vor dem Bezug des Standes am Aufbautag mittels Kreditkarte ist nur unter vorheriger Absprache mit der HLMC Events GmbH möglich. Die dabei entstehenden Kreditkartengebühren trägt der Sponsor bzw. Aussteller.
  4. Standaufbau und Standausstattung
    Die HLMC Events GmbH bietet grundsätzlich nur Standflächen an – keinen Standbau. Jede Standfläche wird von der HLMC Events GmbH mit der in der entsprechenden Vereinbarung festgehaltenen Anzahl an Stehtischen und Barhockern ausgestattet. Ferner wird ein Stromanschluss (Dreifachsteckdose) bereitgestellt. Die restliche Standausstattung ist vom Sponsor bzw. Aussteller vorzunehmen.

    Beim Aufbau des Standes dürfen weder an den Wänden noch am Boden des Hotels Verankerungen jeglicher Art vorgenommen werden. Das gilt auch für das Anbringen von Postern oder Plakaten. Hierfür wird dem Sponsor oder Aussteller auf Wunsch von der HLMC Events GmbH eine Pinnwand bereitgestellt. Für eventuelle Schäden, die durch den Aufbau des Standes am Hotel entstehen, haftet der Sponsor oder Aussteller, der ursächlich für diese Schäden verantwortlich ist.

    Für den Aufbau des Standes werden dem Sponsor bzw. Aussteller rechtzeitig die Aufbauzeiten mitgeteilt. Der Sponsor oder Aussteller muss spätestens bis zum Aufbauendtermin seinen Stand fertig aufgebaut haben.

    Eine Überschreitung der festgesetzten Standbegrenzung beim Aufbau der Stände ist nicht zulässig und muss im Vorfeld mit der HLMC Events GmbH vor der Erstellung der endgültigen Aufplanung der Veranstaltung abgestimmt werden.

    Die Bewachung der Ausstellungsstände und Exponate obliegt dem Sponsor bzw. Aussteller. Die Reinigung des Standes obliegt ebenfalls dem Sponsor bzw. Aussteller.
  5. Stornierung durch den Sponsor oder Aussteller
    Eine Stornierung einer Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung durch den Sponsor oder Aussteller ist zwei Wochen nach Übersendung der Sponsoren- oder Ausstellervereinbarung möglich. Bei einer Stornierung nach diesem Zeitpunkt hat der Sponsor oder Aussteller die volle Gebühr zu entrichten. Die HLMC Events GmbH behält sich darüber hinaus vor, Schadensersatzansprüche gegen den Sponsor oder Aussteller geltend zu machen, sofern der HLMC Events GmbH ein nachweislicher Schaden durch die Stornierung des Sponsors oder Ausstellers entsteht.
  6. Stornierung durch die HLMC Events GmbH
    Muss die HLMC Events GmbH auf Grund höherer Gewalt oder anderen wichtigen Gründen eine noch nicht begonnene Veranstaltung absagen, so erhält der Sponsor bzw. Aussteller die Gebühr zurückerstattet.

    Sollte eine Veranstaltung nicht abgesagt, sondern nur verschoben werden, wird der Sponsor bzw. Aussteller am Tag der Beschlussfassung der Verschiebung über die Verschiebung per Fax und per E-Mail unterrichtet. Der Sponsor oder Aussteller kann in diesem Fall innerhalb einer Frist von 10 Werktagen ab Bekanntgabe der Verschiebung kostenlos von seiner Vereinbarung zurücktreten. In diesem Fall erhält er bereits geleistete Zahlungen zurückerstattet.

    Muss eine bereits begonnene Veranstaltung auf Grund Eintritts höherer Gewalt verkürzt oder abgebrochen werden, so hat der Sponsor oder Aussteller keinen Anspruch auf die Rückzahlung der Gebühr.
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